Xóa bỏ ô dữ liệu trống trong Excel 2007 hoặc 2010

Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn với các bạn một số thao tác cơ bản để xóa ô trống trong bảng tính Excel 2007 hoặc 2010.

 

 

 

 

 

 

Trước tiên, các bạn mở bảng tính và nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ, hoặc chọn phần dữ liệu nhất định cần áp dụng:

Tiếp theo, nhấn F5, menu Go To sẽ hiển thị, nhấn tiếp Special:

Cửa sổ Go To Special tiếp theo xuất hiện, chúng ta chọn Blanks và nhấn OK:

Sau đó, Excel sẽ lựa chọn tất cả các ô dữ liệu trống trong bảng tính, và để xóa bỏ thì các bạn nhấn [Ctrl] [-], cửa sổ Delete sẽ hiển thị, chọn tiếp Entire Row hoặc Entire Column để thay đổi các ô xung quanh và xóa bỏ ô dữ liệu trống:

Chúc các bạn thành công!

Gán thêm nút chức năng Up và Down trong Excel

Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu với các bạn một số bước cơ bản để gán thêm nút chức năng Up và Down trong bảng tính Excel. Để thực hiện việc này, chúng ta cần kích hoạt chế độ hoạt động của ribbon Developer – vốn là tab chức năng đã được thiết lập sẵn theo những tiêu chuẩn nhất định và có sẵn ở chế độ mặc định.

Việc kích hoạt và sử dụng tab này thường đơn giản và nhanh hơn rất nhiều so với tab tự thiết lập, các bước làm dưới đây được áp dụng trên chương trình Microsoft Outlook 2010, nhưng đối với Excel hoặc Word 2010 thì các bước thực hiện cũng tương tự.

Trước tiên, các bạn mở Office 2010, sau đó nhấn menu File > Options:

Cửa sổ Options hiển thị, chọn Customize Ribbon sau đó đánh dấu vào ô Developer bên dưới phần Main Tabs. Nhấn OK để lưu lại các sự thay đổi:

Và tab Developer sẽ hiển thị trong thanh công cụ dưới dạng ribbon như hình dưới:

Tại đây, các bạn nhấn Insert > Spin Button:

Tiếp theo, chọn dòng dữ liệu cần đặt các nút này:

Chọn Spin Button và nhấn Properties:

Các tùy chọn tương ứng dành cho nút chức năng này sẽ hiển thị, các bạn nhấn Control và nhập dữ liệu theo yêu cầu. Phần giá trị liên kết này sẽ hiển thị trong bảng tính và được áp dụng trực tiếp qua nút tăng hoặc giảm giá trị này:

Chúc các bạn thành công!

Thủ thuật đơn giản để thu hồi Email đã gửi

ôi khi sau khi nhấn gửi thư điện tử thì bạn mới nhận thấy có sự nhầm lẫn. Bạn lo lắng vì người nhận rất có thể sẽ hiểu lầm dụng ý trong e-mail. Trong trường hợp này, bạn hãy sử dụng 2 thủ thuật hữu ích dưới đây để thu hồi lại những e-mail này nhé.

Bạn đọc có thể sử dụng phần mềm MS Outlook được tích hợp sẵn trong bộ phần mềm Microsoft Office. Ứng dụng này cung cấp tính năng Recall sẽ cho phép bạn “gọi” lại những email đã được gửi đi.

Để sử dụng chức năng này, bạn truy cập chức năng Sent Items và mở cửa sổ Message mà bạn muốn gửi lại, sau đó bấm nút Office (File Menu), rồi di chuyển xuống tab Info và lựa chọn mục Message Resend and Recall.

Kích chuột vào nút Resend or Recall rồi chọn chức năng Recall This Message trong menu sổ xuống. Tiếp theo bạn chọn Delete unread copies of the message để xóa bản sao của tin nhắn chưa đọc hoặc Delete unread copies and replace with a new message để xóa các bản sao chưa đọc và thay thế bằng một tin nhắn mới.

Sau đó bạn chọn Tell me if recall succeeds or fails for each recipient để chương trình thông báo cho bạn biết nếu gọi lại tin nhắn thành công hay không. Sau khi chọn xong, bạn bấm nút OK để áp dụng.

Ngoài ra có một tính năng mà nhiều người sử dụng Gmail nên biết đó là “Undo Send“.

Để sử dụng tính năng này bạn phải đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình và vào thẻ thẻ Settings, sau đó bạn khởi động chức năng “Undo Send” trong Gmail Labs bằng cách chọn Enable.

Ngay khi kích hoạt tính năng này, tùy chọn “Undo” sẽ xuất hiện sau khi người dùng nhấp chuột gửi thư. Mặc dù vậy, người dùng chỉ có 5 giây để click vào nút “hủy” lệnh trước đó để thu hồi lại e-mail đã gửi. Sau khoảng thời gian đó, việc thu hồi thư điện tử trong Gmail sẽ không thể thực hiện được.

Một số thủ thuật hay cho MS Office 2010 phần 4

II. CÁC THỦ THUẬT HAY CHO MICROSOFT EXCEL

1. ẨN VÀ HIỆN VÙNG TÍNH

Khi lập bảng tính Excel, sẽ có một số vùng dữ liệu cố định và để tránh người khác thay đổi làm ảnh hưởng đến kết quả tính toán bạn có thể cho ẩn đi. Để ẩn, bạn chọn các cột hoặc hàng có chứa vùng dữ liệu cần cho ẩn rồi bấm chuột phải > Hide.

Cột, hàng bị ẩn sẽ mất đi nhưng bạn có thể nhận biết dễ dàng vì thứ tự sẽ không còn được liên tục nữa. Muốn cho hiện lại thì bạn chọn dòng, cột không liên tục rồi bấm chuột phải > Unhide.

Để cho ẩn sheet nào thì bạn bấm chuột phải vào sheet đó > Hide.

Khi cần cho hiện lại, bạn bấm chuột phải vào sheet bất kỳ > Unhide rồi chọn sheet sẽ cho hiện rồi bấm OK.

2. BẢO VỆ BẢNG TÍNH

Để bảo vệ bảng tính, bạn vào thẻ Review rồi trong nhóm Changes bạn bấm Protect Sheet.

Bạn đánh dấu vào Delete columns và Delete rows để bảo vệ dữ liệu, các lựa chọn khác bạn tự tìm hiểu thêm. Sau đó bạn nhập mật khẩu bảo vệ vào Password to unprotect sheet rồi bấm OK.

Bạn nhập lại mật khẩu vào Reenter password to proceed > OK.

Khi cần chỉnh sửa, tương tự như phần đặt bảo vệ bạn bấm Unprotect Sheet rồi nhập mật khẩu vào và bấm OK.

3. CÁC THỦ THUẬT TRONG VIỆC IN ẤN

Muốn ngăn không cho in đối tượng hình ảnh nào đó, bạn bấm chuột phải vào hình đó > Size and Properties.

Bạn vào Properties và bỏ dấu chọn ở Print object đi rồi bấm Close. 

Với các bảng danh sách dài thì từ trang thứ hai sẽ bị mất tiêu đề đi, muốn giữ tiêu đề bảng cho tất cả các trang thì trước hết bạn chọn vùng in rồi vào thẻ Page Layout, tại nhóm Page Setup bạn bấm Print Titles. 

Bạn chọn thẻ Sheet và bấm  ở Row to repeat at top và thực hiện chọn dòng chứa tiêu đề và bấm OK. Nếu như bảng quá khổ theo phương ngang thì bạn chọn cột cố định tại Colums to repeat at left.

Một số thủ thuật hay cho MS Office 2010 phần 3

4. ĐÁNH SỐ VÀ TẠO MỤC LỤC CHO HÌNH, BẢNG BIỂU
Khi văn bản chứa nhiều hình, bản biểu thì việc đánh số thủ công sẽ rất tốn thời gian, nhất là khi có sự sự điều chỉnh. Vậy sao bạn không thực hiện việc đánh số tự động để nâng cao hiệu quả công việc. Cách làm khá đơn giản, đầu tiên bạn bấm chọn bảng hay hình sẽ đánh số rồi vào thẻ References, tại nhóm Captions bạn bấm Insert Caption.

Trong hộp Caption bạn bấm New Label.

Bạn nhập tên của nhãn (Hình, Bảng) vào rồi bấm OK.

Trở ra, bạn chọn vị trí chèn tại Position là Below selected item đối với hình (chèn dưới hình) và với bảng thì chọn Above selected item (chèn trên bảng) rồi bấm OK để chèn, sau đó nhập chú thích vào.

Kể từ lần thứ hai trở đi thì bạn chỉ cần chọn vào đối tượng rồi bấm Insert Caption và chọn OK để chèn. Nếu thực hiện cho cả bảng và hình thì bạn tạo hai nhãn khác nhau và thêm bước chọn Bảng hay Hình ở Label.

Muốn tạo mục lục cho hình, bảng thì bạn đặt trỏ chuột đến vị trí muốn chèn rồi vào thẻ References, tại nhóm Captions bạn bấm Insert Table of Figure. 

Ở Caption label bạn chọn nhãn (nếu tạo nhiều nhãn) rồi bấm OK. Việc cập nhật cho mục lục này tương tự như đã trình bày.

5. CÁCH TẠO PHIẾU THĂM DÒ
Để tạo phiếu thăm dò bằng Microsoft Word, bạn vào thẻ File > Options để mở phần tùy chọn lên. Bạn chọn Customize Ribbon rồi đánh dấu vào Developer ở phần Customize the Ribbon và bấm OK. 

Bạn nhập câu hỏi rồi đưa chuột đến vị trí đặt dấu check rồi sau đó vào thẻ Developer, ở nhóm Controls bạn bấm vào nút  sẽ có danh sách nút lệnh xổ ra và bạn chọn .

Khi đã chèn xong, cũng trong thẻ Developer bạn bấm Restrict Editing ở nhóm Protect. Khi đó phía bên phải trang sẽ xuất hiện panel, tại phần Editing restrictions bạn đánh dấu chọn Allow only this type of editing in the document và ở danh sách bên dưới bạn chọn Filling forms. Tiếp đó, bạn bấm Yes, Start Enfording Protection. 

 Bạn nhập mật khẩu bảo vệ vào các trường Enter new password (optional) và Reenter password to confirm rồi bấm OK. Microsoft Word cho phép bỏ trống phần này nhưng bạn nên nhập để tránh có sự thay đổi nội dung khi thực hiện khảo sát.

Lúc này, người xem chỉ có thể thực hiện đánh dấu vào các lựa chọn của bạn đưa ra.

Một số thủ thuật hay cho MS Office 2010 phần 2

3. CÁCH TẠO MỤC LỤC CHO VĂN BẢN  

Với những văn bản được chia làm nhiều chương mục như báo cáo, tiểu luận, luận văn,…thì việc tạo mục lục sẽ rất cần thiết. Để tạo mục lục, bạn bắt đầu từ việc tạo một style bằng cách vào thẻ Home và bấm  ở nhóm Styles. 

Trong danh sách của Styles, bạn bấm  (New Style).

Bạn đặt tên cho style tại Name, ở Formating bạn chọn font chữ, cỡ, kiểu, màu chữ, canh lề,…

Tiếp theo, bạn bấm vào nút Format > Numbering để chọn hình thức đánh số.

Trong thẻ Numbering bạn chọn kiểu đánh số đề mục ở Numbering Library rồi bấm OK. Nếu muốn định nghĩa một kiểu mới thì bạn bấm vào Define New Number Format và thực hiện.

Trở ra, bạn bấm Format lần nữa và chọn Paragraph để thiết lập canh lề, tại thẻ Indents and Spacing bạn canh lề trái, phải lần lượt ở Left và Right, đồng thời chọn cách dòng ở Special rồi bấm OK. Để hiểu rõ về các lựa chọn ở đây, bạn nên làm thử nghiệm và xem trước.

Cứ thế, tùy theo số lượng đề mục mà bạn tạo số lượng style tương ứng. Bước tiếp theo, bạn bôi đen phần tiêu đề muốn gán style rồi tại nhóm Styles bạn chọn kiểu theo nguyên tắc các tiêu đề cùng cấp (ví dụ I, II, III hay 1, 2, 3) sẽ có cùng style. Đề mục sẽ được định dạng như bạn đã chọn khi tạo style và tự động đánh số thứ tự.

Khi đã quen và hiểu về nguyên lý làm việc, bạn có thể không cần tạo style mới nữa mà hãy bấm chuột phải vào Heading 1, Heading 2 hay Heading 3 và chọn Modify rồi thực hiện sửa lại theo ý mình. 

Muốn chèn mục lục, bạn đưa chuột đến vị trí cần chèn (đầu hoặc cuối văn bản) rồi vào thẻ References, trong nhóm Table of Contens bạn bấm Table of Contens và chọn Automatic Table 1 hoặc Automatic Table 2. Nếu các kiểu đã chọn không làm bạn hài lòng thì hãy chọn Insert Table of Contents.

Khi có nhiều cấp đề mục quá sẽ dẫn đến mục lục khá dài, bạn có thể giảm bớt bằng cách chỉ định số cấp tại Show levels. Muốn lấy mục lục từ những style nhất định nào đó, bạn bấm Options.

Bạn xóa giá trị TOC level ở cấp đề mục mà không muốn làm mục lục rồi bấm OK hai lần để chèn mục lục.

Khi có sự thay đổi về đề mục, bạn đưa chuột vào vùng chứa mục lục rồi bấm chuột phải > Update Field.

Nếu chỉ có thay đổi về số trang, bạn chọn Update page numbers only rồi bấm OK, nếu có thay đổi ở đề mục thì bạn chọn Update entire table để làm mới hoàn toàn mục lục.